Catering-tarjoaja tarvitsee useita keskeisiä tietoja tapahtumastasi onnistuneen tilaisuuden toteuttamiseksi. Tärkein tieto on tapahtuman ajankohta, paikka, vierasmäärä ja tilaisuuden tyyppi. Lisäksi tarvitsemme tietoa ruokavalinnoista, erityisruokavalioista, käytännön järjestelyistä sekä budjetista. Mitä tarkemmin kerrot toiveistasi ja tarpeistasi etukäteen, sitä paremmin pystymme suunnittelemaan tilaisuutesi ja varmistamaan, että kaikki sujuu saumattomasti.
Mitä perustietoja catering-tarjoaja kysyy ennen tilausta?
Tarvitsemme ensisijaisesti tapahtuman päivämäärän ja kellonajan, tarkan paikan, arvion vierasmäärästä sekä tiedon tilaisuuden luonteesta. Nämä perustiedot muodostavat pohjan kaikelle suunnittelulle ja hinnoittelulle. Ilman näitä tietoja emme pysty tekemään tarkkaa tarjousta tai varaamaan tarvittavia resursseja.
Tapahtuman tyyppi vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisen tarjoilun suunnittelemme. Rento työpaikan illanvietto vaatii erilaisen lähestymistavan kuin viralliset yritysjuhlat tai häät. Kerro meille, onko kyseessä esimerkiksi kokous, virkistyspäivä, syntymäpäiväjuhla vai yrityksen vuosijuhla.
Vierasmäärän arvio auttaa meitä varautumaan oikean määrän ruokaa ja suunnittelemaan henkilökunnan tarpeen. Ymmärrämme, että lopullinen määrä saattaa vielä tarkentua, mutta alustava arvio on välttämätön tarjouksen tekemiseksi. Ilmoita meille myös, jos vierasmäärä saattaa vaihdella merkittävästi.
Tapahtuman ajankohta vaikuttaa palvelumme saatavuuteen ja mahdollisesti myös hinnoitteluun. Erityisesti sesonkiaikoina ja viikonloppuisin suosittelemme varaamaan catering-palvelun hyvissä ajoin etukäteen.
Miten ruokavalinnat ja erityisruokavaliot ilmoitetaan catering-tarjoajalle?
Kerro meille mahdollisimman tarkasti vieraiden ruokavalioista ja allergioista jo tilausta tehdessä. Ilmoita, kuinka monella vieraalla on kasvisruokavalio, vegaaninen ruokavalio, gluteeniton ruokavalio tai muita erityistarpeita. Meillä on valmiina monipuolisia vaihtoehtoja eri ruokavalioihin, ja pystymme räätälöimään menuamme tarpeidenne mukaan.
Kerätkää vierailtanne tieto ruokavalioista ja allergioista etukäteen, mieluiten viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Tämä antaa meille riittävästi aikaa valmistautua ja hankkia tarvittavat raaka-aineet. Jos jollakulla vieraista on vakava allergia, kerro siitä erikseen ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti.
Menuvalintojen osalta voit kertoa meille toiveistasi vapaasti. Haluatteko esimerkiksi mehukkaat boneless-annokset, rapeat wingsit vai kenties vegaaniset vaihtoehdot? Voimme koota teille siipibuffan, burger barin tai cocktailpaloja tilaisuutenne luonteen mukaan. Kastikkeet ovat meillä erityinen vahvuus, ja voit valita niitä makumieltymystenne mukaan.
Jos vieraissanne on paljon eri ruokavalioita noudattavia, suosittelemme valitsemaan menun, jossa on luonnostaan monipuolisia vaihtoehtoja. Näin jokainen löytää varmasti itselleen sopivaa ja maukasta syötävää ilman erillistä merkintää tai erottelua.
Mitä käytännön järjestelyistä pitää kertoa catering-palvelulle?
Tarvitsemme tietoa tapahtumapaikasta ja sen tiloista tarjoilun onnistumiseksi. Kerro meille, onko paikalla keittiötiloja, kuinka paljon pöytätilaa on käytettävissä ja millainen tarjoilutyyli sopii tilaisuuteenne parhaiten. Buffet-tarjoilu, annosteluasemat vai valmiiksi lautaselle annosteltu ruoka ovat kaikki mahdollisia vaihtoehtoja.
Toimitukseen ja pysäköintiin liittyvät tiedot ovat tärkeitä. Ilmoita meille, mistä pääsemme sisään rakennukseen, onko lastauslaituri tai hissi käytettävissä ja kuinka lähelle tapahtumapaikaa pääsemme ajamaan. Nämä käytännön asiat vaikuttavat siihen, kuinka sujuvasti saamme tarjoilun valmiiksi.
Kerro myös aikataulusta tarkasti. Milloin voimme saapua paikalle valmistelemaan tarjoilun? Mihin aikaan ruoan tulisi olla valmiina tarjoiltavaksi? Kuinka kauan tarjoilun odotetaan kestävän? Tarvitsetteko henkilökuntaamme paikalle koko tilaisuuden ajaksi vai riittääkö, että toimitamme ruoan valmiiksi pystytettyyn tarjoiluun?
Välineistön ja kaluston osalta on hyvä sopia etukäteen, mitä paikalla on valmiina ja mitä meidän tulee tuoda mukanamme. Astiat, lautasliinat, tarjoiluvälineet ja mahdolliset lämmityslaitteet vaikuttavat suunnitteluun ja hinnoitteluun.
Milloin catering-tilaus kannattaa vahvistaa ja mitä budjettitietoja tarvitaan?
Suosittelemme vahvistamaan catering-tilauksen vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, mutta mieluiten vielä aikaisemmin. Suurempien tilaisuuksien kohdalla varaus kannattaa tehdä jopa useita kuukausia etukäteen. Mitä aikaisemmin varaat, sitä varmemmin saat haluamasi menun ja ajankohdan.
Lopullinen vierasmäärä kannattaa vahvistaa viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Ymmärrämme, että määrä saattaa vielä hieman muuttua, mutta tarvitsemme riittävän tarkan arvion ruoan tilaamista ja valmistamista varten. Pienet muutokset ovat yleensä mahdollisia vielä muutamaa päivää ennen tapahtumaa.
Budjetin osalta on hyvä keskustella avoimesti jo tarjouspyyntövaiheessa. Kerro meille, mikä on tilaisuutenne budjetti henkilöä kohden tai kokonaisuudessaan. Näin pystymme ehdottamaan sopivaa menua ja palvelua, joka vastaa sekä makumieltymyksiänne että taloudellisia resurssejanne. Voimme räätälöidä tarjoilun budjettiinne sopivaksi ilman, että laadusta tingitään.
Maksuehdoista sovimme tilausvahvistuksen yhteydessä. Yleensä pyydämme ennakkomaksun tilauksen vahvistamiseksi, ja loppulasku maksetaan tapahtuman jälkeen. Peruutusehdot ja mahdolliset muutokset tilaukseen käydään läpi etukäteen, jotta molemmat osapuolet tietävät, miten erilaisissa tilanteissa toimitaan.
Catering-tilauksen tekeminen sujuu vaivattomasti, kun kerrot meille kaikki oleelliset tiedot hyvissä ajoin. Olemme täällä auttamassa sinua jokaisessa vaiheessa ja vastaamme mielellämme kaikkiin kysymyksiisi. Tavoitteenamme on tehdä tilaisuudestasi onnistunut ja tarjota vieraillesi maistuvaa ruokaa rennolla ja ammattitaitoisella palvelulla.
